Jejich týmy používají řadu rozmanitých účetních systémů, které jednotlivé organizace zavedly v minulosti. Nově bude bude vše pod kontrolou; včetně dohledu nad tím, zda účetnictví klape podle zákonů, předpisů i směrnic. Do budoucna se to má týkat velkého množství organizací – vždyť přehled příspěvkovek zřizovaných krajem uvádí 268 samostatných identifikačních čísel. Nyní se například zkoumá, zda novinka půjde zavést i u takového giganta na veřejné zakázky, jakým je krajská správa a údržba silnic.

Šedesát organizací ještě letos

Nový systém například nedovolí zaplatit fakturu, aniž by byly k dispozici předchozí objednávka nebo výsledek veřejné soutěže, přiblížil, jak se projeví kontrola nad utrácením v krajských organizacích, náměstek hejtmanky pro oblast financí, dotací a inovací Věslav Michalik (STAN). Hovoří o zavádění aplikace Croseus, která zajišťuje elektronizaci dokladů a jejich evidenci. Mimo jiné umí pohlídat, zda jsou závazky právně v pořádku, zajistí automatické zveřejnění v registru smluv či umožní „na dálku“ výdaje schvalovat. I prověřovat. Také kontroloři budou moci pracovat vzdáleně; bez nutnosti návštěvy v sídle organizace, potvrdil Michalik.

Do roku 2024 chce vedení kraje tento systém zavést ve více než polovině krajských příspěvkových organizací – až 150. Pro prvních 30 je to aktuální už nyní: ještě v červnu mají řešení Croseus využívat 26 škol a školských zařízení, dvě organizace působící v sociální oblasti a dvě z kultury; největší je Galerie Středočeského kraje v Kutné Hoře. Do konce roku už by zapojeních organizací mělo být 60 – pro druhé pololetí se počítá s dalšími třemi desítkami. Na příští rok kraj připravuje také dvě vlny zavádění nového systému, a to se zapojením 23 a 24 organizací.

Doklady pod kontrolou i na dálku

Croseus je výhodný mimo jiné tím, že není třeba nic instalovat na počítač uživatele. Vše se odehrává ve webovém prohlížeči, takže je vlastně možné pracovat odkudkoli: stačí znát uživatelské jméno a heslo a mít připojení k internetu. Využití elektronického podpisu systém umožňuje, ale nevyžaduje. Nabízí schvalování, kontrolu a archivaci všech dokladů týkajících se nakládání s penězi i majetkem. Umí ohlídat dodržování právních předpisů s tím, že na případný nesprávný postup upozorní – nebo mu přímo zamezí.

Nepotřeboval by tento elektronický nástroj i samotný krajský úřad? Podle Michalikových slov nikoli – tam je dohled nad oběhem účetních dokladů zajištěn jinak. „My máme systém Ginis,“ odkázal náměstek hejtmanky na tradiční platformu řešení spisové služby ve veřejné správě.